仕事好きなわたしのブログ

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なぜ説明が下手なのか

常々思うことだが、仕事でもプライベートでも、「この人、説明するの下手だなあ。。。」と感じることがあり、モヤモヤしている。単に私の心の狭さなのかもしれないが、それは置いといて(笑)、「説明力」について書こうと思う。

諸説あると思うが、私がよく出会う「説明困ったちゃん」3選で解説したい。

 

【目次】

 

 

何の話?それ、どこに向かってるの?

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Aさんは、楽しそうにニコニコしながら話すのだが、こちらとしては「???」の嵐である。そう、この人は自分の話したいことを最初から物語のように延々と話すのである。

 

 「その友達はとってもいい人でね、●●県の出身でね、出会いはね・・・」と出会いのシーンからの壮大な歴史絵巻である。

 

どうしてその友達のことをこちらに話したいのか、どの部分を話したいのか、それがどれくらいの時間でまとまるのか・・・全くお構い無しである。

こちらは困惑しているのだが、本人は全く気づかない。自分がとっても幸せな気分の話をしているのだから、相手もそうに違いないと思っている

 

こちらからブレイクを入れるか、適宜方向転換のワードを挟み込まない限り、延々と続いてしまう。

「で?オチは?」と期待して待っていてはいけない。その人には「オチ」を設ける気など毛頭ない。ストーリーを話すことで幸せであり、Aさん的には相手も幸せなのだ。

 

突然、述語のみ・・・「え?何の話?」

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何の脈絡もなく、突然「●●だっけ?」とBさんは言ってくる。

 

「え?」

「何が?」

「何の話?」

 

聞き返しても、「あ、ごめん、ごめん、言葉が足りなかったね」は無い

数秒、じっとこっちを見たあと、向こうを向いてしまうか、「なぜわからないのか?」と言いたげな表情をするだけである。

 

「え?それ、こっちが悪いの?」

と、理不尽な自責の念をこちらに湧かせてくるのだ。

 

Bさんは、言葉を発する前に自分の頭の中であるシーンが浮かんでいるのだろう。そして、そのシーンの中の「言いたい部分」だけを切り取って言葉にする。自分の中ではちゃんと脈絡があるのである。しかし、

 

「こっちはあなたの頭の中、見えてませんから」

 

である。

 

以前は「何の話か説明がないとわからないよ」とまともに伝えていたが、いっこうに変わらないのでやめた。やめて、適当に答えている。当然、的外れな答えになる。するとBさんは「・・・・???」となり、「▲▲▲のことだよ?」と補足してくる。そこでやっと脈絡が発生、無事道路貫通である。

 

その前置き、必要ですか?

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最近、私の周りで特に多い。本題に入るまでに何種類かの前置きが続くタイプ。

 

「いつ本題に入るんだ?」と訝しがって聞いてるのだが、本人はその前置きが非常に有効だと思っているフシもあり、前置き癖はいっこうに治らない。

 

その前置きが「保身」や「防衛的」なものだったりすると、かえって相手をイラつかせてしまう。

 

 えっと、これは私の勉強不足なだけかもしれなくて、既にご承知のことかもしれないのですが、もうそうでしたら煩わせてしまうかもしれなくて、その場合は・・・」

 

つまり「お手柔らかに」「責めないでね」というメッセージである。謙遜に見せた防衛である。それが仕事上の大事なやりとりで頻発すると、「仕事より自分のことの方が関心事なのだな、この人」となり、肝心の内容に行く前に相手を興ざめな気分にさせてしまう。

 

本題を語る時に「うまくいくかな」「伝わるかな」「どう思われるかな」といった不安な気持ちはあって当然だ。しかし、そこを過剰に入れ込んでくるのは双方にとってマイナスだ。よっぽど、単刀直入に本題から入った方が清々しい。言葉で防衛の限りを尽くさなくても、表情や姿勢でもカバーできるのだ。

 

「説明困ったちゃん」に欠けていることと打開策

 上記の三者に共通するのは、相手の立場を想像できていないことである。逆に言うと、その点を改善していけば少しずつ聞き手からイライラされないですむ。

例えば、次の3点。

 

▷どれくらいの時間、話して大丈夫だろうか?

  →最初に時間を確認して、相手の時間を保障する。

   例:「5分ほど時間?」

     「何時までお時間ありますか?」

 

               ※「5分ほどで済む用件なんだな」と相手にとって見通しが生まれ、安心して聞いてもらうことができる。

 

この話題は彼にとって意味を持つだろうか?

  →自分の話したいエピソードが何のために話すのか?をいったん自問してみる。

   例:自分の息子の野球の試合の話をしようと思うが、それはこの人と何を共有したいからだっけ?

 

               ※話の意図、目的が自分にないままエピソードだけ話すといつのかまにか「日記」で終わってしまい、相手にとっては「で?何が言いたかったの?」「よくわからない話をするためにこれだけの時間を費やしたの?」とイライラさせかねない。話したいことが浮かんだら、「何のため?」を自己チェックしよう。

   

▷相手にとって、この説明で理解しやすいだろうか?

  →一人一人の理解のスタイルに全て合わせることは至難のワザなので、「誰にとってもわかりやすい伝え方」を持っておく。

   例:何の話をするのか、を最初に言うことで全体像をイメージさせる。

     ✖️「今日さ、郵便局に行ったらさあ、男性の局員がいてさ、保険の説明をしてもらったんだけどさ・・・」

     ⇨何のことを説明されるのかわからないままになってしまう。

     ◯「とってもわかりやすい説明をする人がいて感心したんだけど、郵便保険の説明でこんな話し方だったんだよ・・・」

 

     ※「話し方・説明」についての話題なんだな、と思って聞くことができる。

 

誰かと話す、だれかに話す、ということは、相手があってのことだ。誰もがプレゼンテーションの達人になる必要はないが、基本的なところとして相手のことを想像する癖をつけると自然と話の内容や話す順序がわかりやすくなっていく。